🧾Τιμολόγηση

Δημιουργείστε εύκολα & γρήγορα τα απαραίτητα παραστατικά για την κάθε κράτηση

Για να μπορέσετε να τιμολογήσετε μια κράτηση και να εκμεταλλευτείτε στο έπακρο τις δυνατότητες του Hotelizer θα πρέπει να καταλάβετε πως ακριβώς λειτουργεί η συγκεκριμένη διαδικασία.

Στην τιμολόγηση έχουμε τέσσερις βασικές έννοιες, την χρέωση, την πληρωμή, τον λογαριασμό και το παραστατικό.

Χρεώσεις (Charges)

Σε κάθε κράτηση δημιουργούνται χρεώσεις κυρίως από τα δωμάτια αλλά μπορούν να προστεθούν χρεώσεις από έξτρα, χειροκίνητες χρεώσεις κτλ. Η κάθε χρέωση ανήκει στην κράτηση αλλά και σε συγκεκριμένο δωμάτιο. Από το σύνολο των χρεώσεων μας προκύπτει το σύνολο του δωματίου και της κράτησης.

Τα βασικά στοιχεία μιας χρέωσης είναι τα εξής:

Στοιχείο	Περιγραφή
Όνομα	Το όνομα της χρέωσης το οποίο θα εμφανιστεί και στα παραστατικά
Ημερομηνία	Η κάθε χρέωση πέφτει υποχρεωτικά σε κάποια συγκεκριμένη ημερομηνία
Υπηρεσία (Τμήμα)	Μπορούμε να χωρίσουμε το ξενοδοχείο μας σε διάφορα τμήματα εσόδων οπότε όλες οι χρεώσεις πρέπει να ανήκουν σε κάποιο τμήμα
Φόροι	Οι περισσότερες χρεώσεις (με εξαίρεση τον Φόρο Διαμονής) έχουν διάφορους φόρους όπως τον ΦΠΑ αλλά και τον Δημοτικό Φόρο
Τιμή	Η τιμή της κάθε χρέωσης

Χρεώσεις δωματίων

Όταν δημιουργείται μια κράτηση στο Hotelizer είτε από κάποιο χρήστη είτε από κάποιο κανάλι, έχει και κάποιες τιμές ανά νύχτα ανάλογα με τον τιμοκατάλογο που έχει επιλεχθεί. Από αυτές τις τιμές δημιουργούνται και οι αντίστοιχες χρεώσεις για κάθε νύχτα. Οπότε αν έχουμε για παράδειγμα μια διανυκτέρευση αξίας 100 € τότε θα δημιουργηθεί και μια χρέωση ίδιας αξίας. Αν χρειαστεί να αλλάξετε τιμοκατάλογο και να βάλετε την τιμή νύχτας πχ στα 120 € τότε και πάλι θα ενημερωθεί και η αντίστοιχη χρέωση.

Χρεώσεις από έξτρα

Μια κράτηση μπορεί να έχει και διάφορα έξτρα, όπως για παράδειγμα ένα μπουκάλι κρασί κτλ.

Τα βασικά στοιχεία ενός έξτρα είναι τα εξής:

Στοιχείο	Περιγραφή
Όνομα	Το όνομα του έξτρα από το οποίο θα πάρουν το όνομα και όλες οι χρεώσεις που θα δημιουργήσει
Τύπος χρέωσης	Ο τύπος χρέωσης ορίζει πόσες χρεώσεις θα δημιουργηθούν
Υπηρεσία (Τμήμα)	Μπορούμε να χωρίσουμε το ξενοδοχείο μας σε διάφορα τμήματα εσόδων οπότε όλα τα έξτρα πρέπει να ανήκουν σε κάποιο τμήμα
Φόροι	Τα έξτρα έχουν διάφορους φόρους όπως τον ΦΠΑ αλλά και τον Δημοτικό Φόρο
Τιμή	Η βασική τιμή του έξτρα

Από τα έξτρα δημιουργούνται χρεώσεις με τα ίδια χαρακτηριστικά όπως το ίδιο το έξτρα και το πλήθος των χρεώσεων εξαρτάται από τον τύπο χρέωσης του έξτρα. Ο τύπος χρέωσης είναι στην ουσία κάτι σαν πολλαπλασιαστής και σχετίζεται με το δωμάτιο. Οι τύποι χρέωσης που χρησιμοποιούνται πιο συχνά είναι οι παρακάτω:

Τύπος χρέωσης	Περιγραφή
Ανά νύχτα	Δημιουργεί χρεώσεις για την κάθε νύχτα της διαμονής
Ανά επισκέπτη	Δημιουργεί χρεώσεις για τον κάθε επισκέπτη
Ανά επισκέπτη ανά νύχτα	Δημιουργεί χρεώσεις για τον κάθε επισκέπτη και για την κάθε νύχτα της διαμονής. Πχ το πρωϊνό
Ποσότητα	Δημιουργεί μια μόνο χρέωση. Πχ ένα μπουκάλι κρασί

Χειροκίνητες χρεώσεις

Πολλές φορές χρειάζεται να χρεώσουμε τον πελάτη κάτι έκτακτο, για παράδειγμα για κάποια ζημιά που έχει γίνει στο δωμάτιο κτλ. Οπότε μπορούμε μέσα στην κράτηση να προσθέσουμε απευθείας την χρέωση συμπληρώνοντας τα υποχρεωτικά πεδία της.

Πληρωμές (Payments)

Στην κάθε κράτηση μπορείτε να περάσετε τις πληρωμές που σας κάνουν οι πελάτες σας. Η κάθε πληρωμή λαμβάνεται υπόψιν στα σύνολα της κράτησης και έτσι προκύπτει ένα υπόλοιπο (Balance).

Τα βασικά στοιχεία μιας πληρωμής είναι τα εξής:

Στοιχείο	Περιγραφή
Τύπος πληρωμής	Ο τρόπος πληρωμής
Ημερομηνία	Η κάθε πληρωμή θα πρέπει να έχει υποχρεωτικά κάποια συγκεκριμένη ημερομηνία
Ποσό	Το ποσό της πληρωμής
Πληρωμένο	Αν έχετε λάβει τα χρήματα τότε η επιλογή αυτή θα πρέπει να είναι τσεκαρισμένη. Η επιλογή αυτή υπάρχει για να μπορέσετε να περάσετε μια μελλοντική πληρωμή ως σημείωση και να λάβετε υπενθυμίσεις.

Η κάθε πληρωμή για να μετράει στον υπολογισμό του υπολοίπου της κράτησης θα πρέπει να είναι μαρκαρισμένη ως Πληρωμένο

Ανοιχτοί Λογαριασμοί (Open bills)

Ο ανοιχτός λογαριασμός είναι η προφόρμα πριν το τελικό παραστατικό. Μπορείτε να τον επεξεργαστείτε, να τον εκτυπώσετε κτλ και όταν είστε έτοιμοι μπορείτε να τον εκδώσετε ώστε να δημιουργηθεί το τελικό παραστατικό.

Ο ανοιχτός λογαριασμός δεν αποτελεί επίσημο παραστατικό!

Παραστατικά (Invoices)

Τα παραστατικά είναι τα επίσημα φορολογικά στοιχεία τα οποία θα πρέπει να δίνετε στους πελάτες σας και στον λογιστή σας.