Τιμολόγηση

Αυτόματη τιμολόγηση λογαριασμών

Για να πραγματοποιήσετε μια αυτόματη τιμολόγηση, ανοίγετε την κράτηση, επιλέγετε Λογαριασμοί & τιμολόγια/Bills & Invoices και πατάτε από κάτω το Έκδοση όλων/Generate bills για να δημιουργηθεί ο λογαριασμός. Σας μεταφέρει αυτόματα τις χρεώσεις που υπάχουν και στο Τύπος τιμολογίου/ Invoice type βλέπετε το είδος του παραστατικού. Αν θέλετε ν'αλλάξετε το είδος του, κάνετε διπλό κλικ πάνω στον λογαριασμό ή πατάτε δεξιά το (…ᵛ) κι επιλέγετε Γρήγορη επεξεργασία / Quick edit, σας ανοίγει το Λεπτομέρειες λογαριασμού / Bill details, εκεί αλλάζετε στο Τύπος τιμολογίου / Invoice type το είδος του παραστατικού. Επιλέγετε Τ.Π.Υ αν αφορά εταιρία και περνάτε τα στοιχεία της.

• Αν θέλετε να αποπληρώσετε το ποσό πετάτε (…ᵛ) στα δεξιά του λογαριασμού, Προσθήκη πληρωμής/ Add payment και συμπληρώνετε τον τρόπο πληρωμής.

Αλλαγή τύπου παραστατικού (π.χ. από Α.Π.Υ. σε Τ.Π.Υ.)

Αν θέλετε να μετρέψετε το είδος του παραστατικού σε ένα άλλο τότε, ανοίγετε την κράτηση, πηγαίνετε στο Λογαριασμοί & τιμολόγια / Bills& Invoices, όσο ο λογαριασμός παραμένει στο Ανοιχτοί λογαριασμοί / Open bills, επιλέγετε το παραστατικό που θέλετε να μετατρέψετε και το ανοίγετε με διπλό κλικ επάνω ή πατώντας (…ᵛ) και Γρήγορη επεξεργασία / Quick edit.

Αλλάζετε το είδος στο επιθυμητό. Αν επιλέξετε Τ.Π.Υ. επιλέγετε εταιρία και συμπληρώνετε τα στοιχεία της. Είτε με Αναζήτηση/ Search, αν υπάρχει ήδη το προφίλ της, είτε εκ νέου.

Τέλος πατάτε Ενημέρωση λογαριασμού / Update bill.

• Aν ο λογαριασμός έχει εκδοθεί και θέλατε να αλλάξετε το είδος, τότε τον διαγράφετε εφόσον είναι το τελευταίο παραστατκό και δημιουργείτε εκ νέου. Εάν δεν είναι το τελευταίο τότε θα πρέπει να κοπεί πιστωτικό.

Πιστωτικό

• Ανοίγετε την κράτηση, επιλέγετε το παραστατικό, πατάτε (…ᵛ) κι έπειτα Ακύρωση / Cancel. Σας βγάζει αυτόματα το πιστωτικό κάτω στα Invoices και πάνω στα Open Bills σας έχει ενεργοποιήσει ενα νέο λογαριασμό.

Πιστωτικό για ένα μέρος του ποσού.

Αν θέλετε ν'ακυρώσετε ένα μέρος του ποσού,τα βήματα για την δημιουργία Πιστωτικού είναι τα παρακάτω:

• Add Bill - κι επιλέγετε είδος παραστατικού, Πιστωτικό

• Add custom charge

Συμπληρώνετε τα απαιτούμενα πεδία και επιλέγετε το Αρνητικό / Negative - Yes

Στα Ενέργειες / Actions της κράτησης επιλέγετε Eπιστροφή πληρωμής / Refund Payment

Συμπληρώνετε τον τρόπο πληρωμής, ποσό και επιλέγετε Πληρωμή Ναι / Paid Yes

Μεταφέρετε την πληρωμή στο Πιστωτικό από το Συσχέτιση πληρωμής / Associate payment.

Δύο παραστατικά για έναν λογαριασμό

Αν κάποιοι πελάτες επιθυμούν να μοιράσουν το ποσό που οφείλουν και πρέπει να εκδόσετε 2 παραστατικά, ανοίγετε την κράτηση, πηγαίνετε στο Λογαριασμοί & τιμολόγια / Bills & Invoices και βρίσκετε το παραστατικό. (Αν δεν έχει δημιουργηθεί ήδη το δημιουργείτε πατώντας το Generate Bills.) επιλέγετε με διπλό κλικ ή Γρήγορη επεξεργασία / Quick edit κι ανοίγει το Bill details. Έπειτα κάτω στην Ομαδοποίηση κατά /Charges, επιλέγετε την χρέωση που θέλουν να μοιραστούν και πατάτε (…ᵛ) από δίπλα, κι επιλέγουν Γρήγορη επεξεργασία / Quick edit. Κάτω στο price περνάτε την τιμή που θέλετε να πέσει (π.χ. μοιράζετε το ποσό) Update folio. Στην συνέχεια πατάτε +Add bill , Other Customer/ Business (Εκτός αν εμφανίζεται ήδη το όνομα) περνάτε τα στοιχεία και μετά πατάτε Create bill. Πατάτε πάνω στο λογαριασμό που φτιάξατε, μπαίνετε στο Bill details, μετά Actions ᵛ και Add custom charge. Συπληρώνετε τα πεδία και την τιμή κάτω κι έπειτα Create folio.

Δημιουργία λογαριασμού εκτός δωματίου

Για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό για κάποιον πελάτη μετά το check out, εξωτερικό πελάτη ή πρακτορείο για extra facilities & services πάμε:

• Finance

• Invoices

• Πάνω δεξιά +Add Invoice και συπληρώνετε τις πληροφορίες του παραστατικού που θέλετε να δημιουργήσετε.

• Ο λογαριασμός εμφανίζεται στα Invoices

• Πηγαίνετε δεξιά Add payment και print.

Αποστολή παραστατικών στο λογιστήριο

Για να στείλετε τα παραστικά στο λογιστήριο πάτε:

• Οικονομικά/Financial

• Παραστατικά /Invoices

• Ανοίγετε τα φίλτρα πάνω δεξιά κι επιλέγετε τις ημερομηνίες, τύπο παραστατικών και ότι αλλο επιθυμείτε. Εφαρμογή φίλτρων.

• Kάτω δεξιά ορίζετε να φαίνονται 100 παραστατικά/ σελίδα

• Τα επιλέγετε όλα κάνοντας κλικ στο κενό κουτάκι πάνω αριστερά ή σε ένα μεμονομένο

• Έπειτα πατάτε το Επιλεγμένα/ Selections, Download as zip, συμπληρώνετε το email όπου θέλετε να τα στείλετε και Download Invoices. (Τα στέλνετε μια μια σελίδα. )

Σημειώσεις στην Α.Π.Υ ή στο Τ.Π.Υ

Δημιουργείτε τον λογαριασμό ή επιλέγετε τον λογαριασμό που επιθυμείτε. Πατάτε κι επιλέγετε Issue Invoice , ελέγχετε τις ημερομηνίες κι έπειτα συμπληρώνετε από κάτω τις σημειώσεις και τέλος Issue Invoice.

Περασμένες προκαταβολές

Για να δείτε τις προκαταβολές που έχετε περασμένες σε κρατήσεις :

• Finance

• Payments

• Επιλέγουμε φίλτρα (ημερομηνία, τύπο)